REGRAS VIGENTES – NOVAS COMPRAS & PAGAMENTOS

Compras Provisionadas

As compras provisionadas seguem outro modelo de inclusão que não será discutido aqui, pois é aplicado uma abordagem exclusiva para o que é recorrente e não pontual.

Compras Não Provisionadas

Inclui-se no modelo de compras não provisionadas todas as compras que estão sendo realizadas por uma demanda pontual, ou seja, algo que não esta previsto na programação mensal de compras da empresa. Lembrando que para um compra ser feita ela tem que obrigatoriamente passar pelo processo de solicitação e aprovação de compras no sistema interno de chamados.

Prazo de Agendamento para Compras NÃO Previstas.

  • Pagamento abaixo de R$ 100,00
    • Tempo de agendamento prévio mínimo: 2 dias úteis.
  • Pagamentos entre R$ 100,00 e R$ 500,00
    • Tempo de agendamento prévio mínimo: 3 dias úteis.
  • Pagamentos acima de R$ 500,00
    • Tempo de agendamento prévio mínimo: 5 dias úteis.

Procedimento para Inclusão

O processo de compra não provisionada tem que obrigatoriamente estar cadastrado no sistema de chamados internos e tem que ter sido aprovado pelo Gerente de Compras ou Gerente Financeiro.

Quando um processo de compras não programada for aprovado, o departamento de compras deverá abrir um chamado no sistema interno, descrevendo a descrição da compra, valor e data de vencimento. Obrigatoriamente deve anexar NOTA FISCAL e boleto (quando houver boleto). Caso seja necessário primeiro pagar para depois ter a nota fiscal, então o compras deverá emitir uma solicitação de pagamento antecipado e deve coletar a assinatura do gerente de compras e ou financeiro e a mesma deve ser anexada no lugar da nota fiscal.

NÃO HAVERÁ EXCEÇÕES: Toda compra não programada tem que passar pelo processo de cotação e efetivação de compra e pelo processo de previsão de pagamento.

Datas Bloqueadas

Nenhuma compra não prevista pode ser adicionada com pagamento para os dias :

  • Quinto dia útil : Data de pagamento CLTs
  • Dia 07: Pagamento de Impostos de Folha de Pagamento de Funcionários.
  • Dia 10: Data de pagamento PJ e sócios
  • Dia 20 : Data de adiantamento
  • Dia 22: Data de pagamento de Google.
  • Dia 30: Data de pagamento de impostos

Os pagamento que caírem nestas datas deverão ser trocados para o próximo dia útil sequente.

Fretes de Vendas

Vamos tratar os fretes de vendas como uma operação não prevista porque eles dependem das vendas ocorrem para que existam. Também não é possível prever um data correta de vencimento, pois cada transportadora tem um forma de trabalho.

As transportadoras consolidam um período de envios para gerar um fatura de pagamento. Este período deve ser acordado com cada transportadora e deve ser semanal ou quinzenal.

  • Semanal: A transportadora agrupa todas as emissões de frete da semana anterior, geralmente no primeiro dia útil da semana seguinte, e envia nota fiscal e boleto agrupado dos serviços contratados, com vencimento médio para 7 dias.
  • Quinzenal: A transportadora agrupa todas as emissões de frete dos primeiro 15 dias no mês , geralmente no primeiro dia útil após o dia 15, e envia nota fiscal e boleto agrupado dos serviços contratados, com vencimento médio para 15 dias.

Procedimento Operacional

Ao fazer o despacho do pedido, o departamento de atendimento deve atualizar a Fatura no CRM colocando o valor correto do frete cobrado e alterando o Status da faturar para Em Transito.  Neste momento, o departamento de compras deve tomar ciência que um pedido foi enviado e deverá fazer a programação de pagamento deste pedido no sistema financeiro. O compras deve levar em consideração a negociação prevista com cada transportadora considerando o período de faturamento.

Ao receber a fatura da transportadora, o depto de compras deve atualizar o sistema financeiro anexando nota fiscal e boleto, e fazendo algum ajuste se necessário. Importante lembra que o compras deverá atuar antecipadamente caso veja que o vencimento irá coincidir com as datas bloqueadas e deverá já solicitar alteração do vencimento.

Compras para Revenda

As compras para revendas de produtos são tratadas como compras não prevista pois depende da efetivação da venda para existir.

As formas de pagamento variam de acordo com cada fornecedor. Abaixo serão citadas os principais fornecedores e as formas de pagamentos previstas :

  • GARRA: Prazo de Pagamento em até 60 dias após a emissão da nota fiscal.
  • TELCABOS: Prazo de Pagamento em até 30 dias após efetivação do pedido.
  • DELTA CABLE: Prazo de Pagamento em até 30 dias após efetivação do pedido.
  • OPTIC TRADE: Prazo de Pagamento em até 30 dias após efetivação do pedido.
  • NS TELECOM: Prazo de Pagamento a vista.
  • WBX IMPORT: Prazo de Pagamento em até 30 dias após efetivação do pedido.

Procedimento Operacional

Ao efetivar a compra, o departamento deve criar/atualizar o pedido de compras no CRM  e em seguida deverá fazer a programação de pagamento deste pedido no sistema financeiro. O compras deve levar em consideração a negociação prevista para cada fornecedor.

Ao receber nota fiscal e boleto, o depto de compras deve atualizar o sistema financeiro anexando-os, e fazendo algum ajuste se necessário. Importante lembra que o compras deverá atuar antecipadamente caso veja que o vencimento irá coincidir com as datas bloqueadas e deverá já solicitar alteração do vencimento.

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