- Versão 1.0 : Criada em 12/11/2019. Ana Witte
OBJETIVO
Estabelecer e manter procedimento para realização de a compra diversas, de modo que venha garantir o melhor produto.
APLICAÇÃO
Este procedimento se aplica ao responsável pelo Setor de Compras.
DOCUMENTOS DO SISTEMA
- CRM -Pedido de compra
- Sistema Interno https://wbxservicos.com.br/suporte/
ÁREAS ENVOLVIDAS
- Setor de Compras
-
DEFINIÇÕES
- Compras Aprovadas diretas de Racks
- Produtos – Racks e acessórios, itens e acessórios para rack e Storages
(fornecedores já definidos e aprovados com a compra direta ao fornecedor).
- Compras internas para uso da empresa.
Solicitação
Qualquer funcionário pode solicitar a compra na empresa, a solicitação deve ser comunicada, por meio de chamado interno ao responsável de compras que realizará o processo de compras.
Identificação de necessidade
O responsável pelas compras, independente de solicitações feitas pelos funcionários, deverá planejar as compras.
Cotação e Compras
Após consolidada as necessidades de compras o responsável pelo setor de compras deverá negociar com o fornecedor por meio mais adequado (telefone ou e-mail). Após a escolha do fornecedor sempre pelos critérios de qualidade e preço.
AUTORIDADE E RESPONSABILIDADE
| Atividade | Autoridade | Responsabilidade |
| Elaboração do pedido de compra | Aux. de compras | Setor de Compras |
| Recebimento do pedido de compra | Gerente de compras | Setor de compras |
| Tomada de ações a autorizações | Gerente financeiro | Financeiro |
Fluxograma
- Levantamento das necessidades de compra
- Envio das solicitações de cotação.
- Análise das cotações
- Solicitação de autorização de compra
- Realização da compra
| ROTINA | ATIVIDADES | DESCRIÇÃO |
| 1º | Levantamento | Levantamento das necessidades de compra. |
| 2º | Envio das solicitações de cotação | Envio por e-mail aos fornecedores para obtenção de, no mínimo, três cotações. |
| 3º | Análise das cotações | As cotações são analisadas a fim de identificar o melhor custo-benefício |
| 4º | Solicitação de autorização de compra | Solicitação de autorização de compra ao setor financeiro |
| 5º | Realização da compra | Depois de autorizada pelo setor financeiro, a compra é realizada. |
Aprovação para Compra
Todas as compras para uso da empresa deverão passar analise e autorização para compra do gerente de compra e gerente financeiro.
Insumos
A compra de insumos mensais é de responsabilidade do departamento compras, o qual além de realizar a compra irá também realizar o controle de gasto de insumos e estoque mínimo.
| Nome do Produto | Tipo | Estoque Mínimo |
| Papel Higiênico | Limpeza e Higiene | 14 rolos |
| Pastilha para Banheiro | Limpeza e Higiene | 4 unidades |
| Desinfetante | Limpeza e Higiene | 2 unidades |
| Detergente | Limpeza e Higiene | 2 unidades |
| Esponja de Limpeza | Limpeza e Higiene | 2 unidades |
| Pano de Cozinha | Limpeza e Higiene | 5 unidades |
| Pano de Chão | Limpeza e Higiene | 5 unidades |
| Papel Sanfonado | Limpeza e Higiene | 3 fardos |
| Refil para sabonete liquido | Limpeza e Higiene | 2 refil |
| Café | Alimentação | 3 pacotes |
| Chá | Alimentação | 4 pacotes |
| Açúcar | Alimentação | 4 pacotes |
| Adoçante | Alimentação | 1 vidro |
| Filtro de Papel p/ Café | Alimentação | 2 pacotes |
| Galão de Água | Alimentação | 3 galão |
O estoque mínimo compreende nos itens que estão fechados e disponíveis para uso. Já os itens que estão em uso não são considerados como estoque, pois estão em uso, logo não são estoque.
Quinzenalmente (Toda segunda-feira) será realizada uma compra de reposição de todos os materiais, considerando o estoque mínimo e o consumo mensal.
Caso não esteja, o responsável pela conferência deve acionar a gerência compras e proceder na compra para reposição dos itens faltantes.
Colaborador Responsável pelo Conferência: Setor de Compras
Compra de Água para escritório.
A verificação de estoque mínimo deve ser feita semanalmente, toda segunda-feira, com objetivo de garantir que o estoque mínimo está com a quantidade estipulado.
A reposição deverá ser feita conforme estoque mínimo de 3 Galões.
Caso não esteja, o responsável pela conferência deve acionar a gerência compras e proceder na compra para reposição do galão de Água.
Colaborador Responsável pelo Conferência: Setor de Compras
Pedido de compra de Racks e acessórios
O pedido de compra é um sistema desvinculado do pedido de vendas deve ser feito manualmente.
A atividade é de responsabilidade do departamento de compras conferir e confirmar o pedido de compras.
Todos os pedidos de compras serão gerados pelo o setor de compras assim que aprovado pelo Setor financeiro que deve- se alterar Status do pedido para Aguardando Compras.
ALTERADO O STATUS – Aguardando compras
O setor de compras deve efetuar o pedido de compra no sistema CRM PEDIDO DE COMPRA.
Segue abaixo, o procedimento para enviar os pedidos.
- Adicionar Novo pedido de compra
- Colocar número da SO E MARCA correspondente
- Status
- Fornecedor
- Marca
- Empresa será feito o faturamento
- Itens do pedido.
Procedimentos passo a passo.
- Abrir no crm Pedido de vendas (para copiar manualmente todas as informações do pedido).
- Abrir no crm Pedido de compras. (Criar novo pedido de compras). Os preenchimentos de todas as informações devem ser feitos conforme o pedido de vendas.
- Colocar número da SO e Marca.
- Fornecedor – (conforme o produto no pedido de compras estão classificados conforme o fornecedor com Sigla (G) Garra /Adn/ Hitop , (E) Evisa para pedido de racks.
- Status – CRIADO.
- MARCA (Deve ser a mesma da empresa que será feito o faturamento).
- Faturado Por – Classificar a empresa será feito a compra do pedido conforme o pedido de venda
- Copiar os itens do pedido de venda (colar todos os itens conforme o pedido de vendas).
- Alterar o preço de custo conforme estabelecido em cada tabela (cada fornecedor tem sua tabela cadastrada com os seus devidos valores.
- Após a inclusão no pedido de compras – Deve-se alterar no PEDIDO DE COMPRA para Status o Compras e envio automáticos para o fornecedor.
Importante – Todos os pedidos serão conferidos e aprovados pelo gerente do Setor.
Procedimentos passo a passo.
1.Abrir no crm Pedido de vendas (para copiar manualmente todas as informações do pedido).
2.Abrir no crm Pedido de compras. (Criar novo pedido de compras). Os preenchimentos de todas as informações devem ser feitos conforme o pedido de vendas.
3.Colocar número da SO e Marca.
4.Fornecedor – (conforme o produto no pedido de compras estão classificados conforme o fornecedor WBX IMPORT –
5.Status – CRIADO
6.MARCA – STORAGE BRASIL OU NACIONAL STORAGE
7.Faturado Por – WBX IMPORT
8.Deve se preencher todos os dados do cliente conforme o pedido de vendas
(CNPJ, RAZÃO SOCIAL, ENDEREÇO COMPLETO EMAIL TELEFONE, FORMA DE PAGAMENTO
** TODAS INFORMAÇÕES DEVE SER PREENCHIDA CONFORME PEDIDO DE COMPRAS
9.Copiar os itens do pedido de venda (colar todos os itens conforme o pedido de vendas).
** O VALOR DO FPRODUTO DEVERÁ SER IGUAL AO PEDIDO DE VENDAS **
- Após a inclusão no pedido de compras – Deve-se alterar no PEDIDO DE COMPRA para Status o Criado para conferencia e envio automáticos para o fornecedor.
Importante – Todos os pedidos serão conferidos e aprovados pelo gerente do Setor.
Principais Atividades
- Executar e conferir diariamente Pedido de compras de Racks e Storagen
A conferencia deve ser feita a cada 2 horas no sistema os pedidos liberados para compra o setor tem por responsabilidade executar os pedidos no prazo de 1 dia útil.
- Executar atividades junto ao financeiro Lançamentos do contas a pagar no sistema Financeiro da empresa todos os lançamentos devem ser feitos conforme a solicitação e demanda do setor.
Tipo de lançamentos pagamento a fornecedores, fretes, compras em geral.
- Executar atividades a compras internas para empresa conforme as necessidades e a regras estabelecidas no Processo interno de compras.